Warum Mitarbeiterlisten und Lohnjournale in Excel umwandeln?
HR-Systeme, Lohnbüros und Behördenportale geben Personallisten und Lohnjournale als PDF aus. Der nächste Schritt braucht fast immer eine Tabelle: das Lohnjournal gegen die Überweisungsdatei abstimmen, Kopfzahlen je Abteilung prüfen, eine Prüfstichprobe ziehen, eine Personalliste in ein neues System laden oder aus einer Anwesenheitsliste Stunden je Person ermitteln. Namen und Beträge abzutippen dauert, und ein Zahlendreher in der Gehaltsspalte fällt spät auf.
DocToTable liest die Tabelle direkt aus. Personalnummer, Name, Abteilung, Datum und Betrag landen jeweils in einer eigenen Spalte.
So funktioniert es
- PDF hochladen mit dem Konverter oben, per Drag-and-drop oder Dateiauswahl. Kein Konto nötig.
- Tabelle wird erkannt. Die Spaltengrenzen werden aus dem Dokument erkannt, nicht aus einer Vorlage. Gescannte Listen laufen durch OCR.
- Prüfen und herunterladen. Kontrollieren Sie die Zeilen im Browser und exportieren Sie als Excel (XLSX) oder CSV.
Die ersten 2 Seiten in jeder von 3 begrenzten Browser-Vorschauen werden kostenlos umgewandelt. Berechtigte Konten können einmalig 10 Seitenguthaben erhalten. Seitenpakete und Tarife decken lange Journale ab; siehe Preise.
Typische Aufgaben in HR und Lohn
| Aufgabe | Was die Tabelle liefert |
|---|---|
| Lohnabstimmung | Nettolohn je Mitarbeiter neben der Überweisungsdatei |
| Kopfzahlen | Mitarbeiter je Abteilung, Standort oder Stufe per Pivot-Tabelle |
| Systemwechsel | Personalstammdaten als CSV für das neue HR-System |
| Prüfstichprobe | Ein sortierbares Register, um Stichproben zu ziehen und nachzuverfolgen |
| Anwesenheitssummen | Tage oder Stunden je Person aus einer Monatsliste |
Tipps für die besten Ergebnisse
- Breite Journale: Lohntabellen haben oft 15 und mehr Spalten. Prüfen Sie in der Vorschau, dass jede Spalte eine Überschrift hat und keine Beträge um eine Spalte verrutscht sind.
- Personenbezogene Daten: klären Sie vor dem Upload die Regeln Ihrer Organisation und löschen Sie heruntergeladene Dateien, die Sie nicht mehr brauchen.
- Gescannte Listen: mindestens 300 DPI. Unterschriften und Handschrift werden nicht zuverlässig erkannt.
- Summenprüfung: SUMME der Nettolohnspalte gegen die Journalsumme.
- Namen in einer Zelle: stehen Vor- und Nachname in einer Spalte, trennen Sie sie in Excel mit "Text in Spalten".
Verwandte Konverter
Zahlungen an Mitarbeiter erscheinen in Kontoauszügen, die derselbe Konverter verarbeitet, ebenso Dienstpläne und Stundenpläne. Für reinen Text nutzen Sie PDF in CSV. Für Scans erklärt die OCR-Anleitung die Vorbereitung. Hochgeladene Dateien werden zur Umwandlung verarbeitet; die Datenschutzerklärung beschreibt den Umgang damit.